Mesyuarat

  Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tataurusan persatuann yang berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan, dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.

 Ciri-ciri mesyuarat

Mesyuarat bukan sekadar perbincangan, sebaliknya ia merupakan perbincangan yang memiliki ciri-ciri seperti di bawah:

• Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya, pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesuatu pertubuhan.
• Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh seorang setiausaha. Pada lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan.
• Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara hitam putih oleh setiausaha.
• Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat.

 Tatacara mesyuarat

Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri tetapi pada umumnya tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:

 Peringkat pra-mesyuarat

1. Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan.
2. Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan).
3. Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.