Thursday, September 16, 2010

Prakata

   Saya merasa bangga dan gembira dengan terhasilnya tugasan yang di beri tajuk ‘Pengurusan Sumber Manusia. Tugasan ini memperlihat kepelbagaian tentang sumber manusia dalam sesuatu organisasi.
Tujuan utama saya memilih tajuk ini adalah kerana ia merupakan sebahagian daripada kajian yang harus dijalankan dalam pengurusan kerana pada masa sekarang semua urusan dilakukan dengan adanya pengurusan yang sistematik dan teratur.Malahan tidak keterlaluan jika saya katakan bahawa masyarakat Malaysia khasnya generasi muda kurang prihatin tentang pengurusan ,bukan sahaja di tempat kerja malah di mana-mana tempat yang memerlukan pengurusan.Di dalam tugasan ini juga saya juga menyatakan tentang pengurusan sumber manusia dan lagi pembacaan serta menarik minat para pembaca.Tugasan ini hanya menyentuh sebahagian kecil sahaja dari aspek pengurusan sumber manusia,namun saya harap cetusan rasa ini dapat menyemai dan memupuk sifat membaca dan mempraktikkan oleh  para pembaca.








Mesyuarat

  Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tataurusan persatuann yang berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan, dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.

 Ciri-ciri mesyuarat

Mesyuarat bukan sekadar perbincangan, sebaliknya ia merupakan perbincangan yang memiliki ciri-ciri seperti di bawah:
  • Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya, pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesuatu pertubuhan.
  • Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh seorang setiausaha. Pada lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan.
  • Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara hitam putih oleh setiausaha.
  • Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat.

 Tatacara mesyuarat

Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri tetapi pada umumnya tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:

 Peringkat pra-mesyuarat

  1. Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan.
  2. Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan).
  3. Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.

 

Ketidakcekapan pentadbiran

   Ketidakcekapan pentadbiran ialah sebuah istilah yang menghuraikan tingkah laku pentadbiran yang disfungsi atau   yang menghalang pencapaian matlamat-matlamat organisasi. Disebabkan pentingnya tanggungjawab pengurusan di dalam sesebuah pertubuhan, keadaan kelam-kabut boleh diwujudkan oleh para pentadbir yang tidak mahir.Kesalahan pentadbiran boleh diakibatkan oleh ketidakcekapan para pengurus yang tidak tahu bagaimana menggalakkan orang lain walaupun penggalakan boleh memotivasi kakitangan,meningkatkan prestasi kerja mereka dan menjimatkan masa serta sumber-sumber yang sukar didapati.

 
Tingkah laku pentadbir yang disfungsi:
Contoh-contoh kekurangan  yang biasa dan berpotensi mengakibatkan kemusnahan termasuk:
  • Komunikator yang lemah: Pengurus yang tidak pandai menyatakan pendapatnya dengan jelas boleh mengakibatkan kekeliruan antara orang-orang bawahannya. Mereka seringnya bergantung kepada kata-kata yang hebat-hebat bunyinya untuk memberikan tanggapan berkomunikasi.
  • Bersikap suka menyendiri: Pengurus sebegini kelihatan dingin dan tidak mengambil kisah terhadap orang-orang bawahannya.
  • Ketidaktekalan; Tidak menggunakan kriteria-kriteria yang sama pada keadaan-keadaan yang sama.
  • Kepura-puraan: Seseorang pengurus yang berpura-pura seringnya menggunakan peraturan yang berbeza untuk keadaan yang sama; umpamanya, dia mungkin akan menggunakan satu set peraturan untuk tingkah laku sendiri, tetapi menggunakan peraturan yang berbeza sama sekali untuk pekerja-pekerja yang lain dalam keadaan yang sama.
  • Sifat pengecut: Mempunyai orang-orang bawahan yang lemah prestasinya tetapi tidak hendak mendampangi mereka kerana takut akan persengketaan.
  • Kecuaian kewajipan: Mempunyai orang-orang bawahan yang lemah prestasinya, tetapi memberikan penilaian prestasi yang baik untuk memudahkan pekerja-pekerja tersebut untuk dipindah ke bahagian yang lain.
  • Mementingkan diri: Pengurus yang mementingkan diri seringnya menjejaskan orang-orang bawahannya. Satu kelainan jenis pengurus ini ialah pengurus yang mengampu pengurus-pengurus kanan di dalam pertubuhan.
  • Suka berahsia: Sedangkan sesetengah maklumat memang tidak boleh diberikan pada waktu yang tidak wajar atau kepada sesetengah orang, para pengurus yang suka berahsia secara tabiat akan sentiasa menyembunyikan maklumat sebagai taktiknya untuk mengawal orang lain. In boleh menjejaskan kepercayaan.
  • Tumpuan kepada perkara remeh temeh: Sesetengah pengurus menggunakan mikropengurusan yang menjijikkan para pekerja yang lain kerana mempercayai bahawa para pekerjanya tidak cekap untuk membuat keputusan sendiri.
  • Tumpuan kepada rupa: Apabila seseorang pengurus lebih menekankan rupa tempat kerja, perkara-perkara yang lebih penting diabaikan.
  • Tumpuan kepada jangka pendek: Pengurus yang tidak menumpukan pada strategi menjadi mangsa kepada permintaan-permintaan semasa. Taktik padam api mungkin sesuai pada waktu kecemasan, tetapi akan mematahkan semangat orang-orang bawahan ketika ia dijadikan norma pengurus.
  • Keras kepala: Apabila sebagai peraturan am, dasar dan tatacara harus dipatuhi, pengurus yang tidak dapat mengubah fikirannya mungkin akan dilihat sebagai 'tidak peka' terhadap keperluan orang-orang yang lain.
  • Jangkaan yang tidak realistik: Pengurus ini mendesak bahawa sesuatu tugas disiapkan dengan peruntukan yang terlalu kecil, atau dalam tempoh yang terlalu singkat. Kekadangnya apabila pekerja menegaskan bahawa kekangan-kekangan adalah tidak realistik, mereka akan dibidas dan oleh itu, tidak akan mengemukakan pendapat mereka pada masa hadapan. In boleh memburukkan masalah, kerana sebarang keterlaluan tidak akan dilaporkan pada masa hadapan semasa merancang. Para orang bawahan pengurus jenis ini juga biasanya disalahkan apabila jangkaan pengurus tersebut tidak dapat dicapai.

 

Kajian organisasi dan pengurusan sumber manusia

   Birokrasi  ialah sebuah konsep sosiologi dan sains politik yang merujuk kepada cara bagaimanapun pentadbiran melaksanakan dan menguatkuasakan peraturan-peraturan yang sah secara sosial. Pengurusan ini disifatkan dengan tatacara piawai, pembahagian tanggungjawab yang formal, hierarki dan hubungan tidak peribadi.Contoh birokrai ialah kerajaan,angkatan bersenjata,perbadanan hospital,mahkama,kementerian dan sekolah.
   Perkataan "birokrasi" berasal daripada perkataan "biro" yang digunakan pada awal abad ke-18 di Eropah Barat, bukan untuk merujuk kepada meja tulis tetapi untuk pejabat, iaitu tempat bekerja. Maksud bahasa Perancis yang asal bagi perkataan biro ialah baize yang digunakan untuk melitupi meja-meja. Istilah "birokrasi" bermula digunakan tidak lama sebelum Revolusi Perancis pada tahun 1789 dan dari sini, tersebar dengan pantas ke negara-negara yang lain. Akhiran bahasa Greek iaitu kratia atau kratos yang  bermaksud "kuasa" atau "pemerintahan". Oleh itu, "birokrasi" pada dasarnya bermaksud kuasa pejabat atau pemerintahan pejabat, iaitu pemerintahan golongan pegawai.

    Bagaimanapun, birokrasi telah lama wujud sebelum perkataan-perkataan dan teori-teori ini direka untuk memberikan pemerihalan yang terperinci. Umpamanya, Dinasti Song China(960)membina sebuah birokrasi terpusat yang dianggotai oleh pegawai-pegawai awam daripada golongan cendekiawan. Sistem pemerintahan ini menyebabkan penumpuan kuasa yang lebih berkesan di tangan maharaja dan birokrasi istana berbanding yang dapat dicapai oleh dinasti-dinasti terdahulu.



Wednesday, September 15, 2010

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA: Maksud pengurusan

Strategi bagi meningkatkan komitmen pekerja dalam organisasi

   Adalah jelas bahawa organisasi anda harus menggunakan strategi bagi setiap perkara berkaitan dengan pengurusan sumber manusia. Selain daripada yang telah dinyatakan perkara-perkara yang lain juga harus diuruskan seperti membuat perancangan dengan tujuan meningkatkan motivasi pekerja dalam urusan setiap hari,mengurus secara sistematik segala perkara berhubungkait dengan hal ehwal bakal pesara dengan tujuan memperkukuhkan imej "majikan pilihan". Selain itu memberi kemudaan perubatan yang munasabah untuk menjaga kesihatan pekerja dan tanggungan agar pekerja dapat menumpahkan segala tenaga dan masa dalam menjalankan tugas dan memberi serta mengurus cuti dan kemudahan lain secara berkesan untuk mengelakkannya daripada menjadi sumber pertikaian di antara organisasi dan pekerja.

 


   Pengurusan sumber manusia menggunakan strategi di dalam perkara tersebut. Pengurusan sumber manusia bermula pada masa pengambilan pekerja, dan seterusnya penyediaan insentif yang memberi motivasi kepada pekerja agar mereka akan lebih komited kepada organisasi dan terus kekal dalam perkhidmatan sehingga bersara.

Definisi pengurusan sumber manusia strategik.

Definisi

        Untuk menekankan berapa pentingnya pengurusan sumber manusia, semua eksekutif yang bertanggungjawab perlu ingat setiap masa bahawa cara pengurusan tenaga pekerja ini menggunakan perancangan strategik untuk menjadikan pekerja lebih produktif agar dapat mencapai matlamat komersial organisasi. Di dalam masa yang sama ,cara pengurusan ini juga bertujuan dan harus dapat menunaikan keperluan-keperluan pekerja.Strategi adalah difahamkan sebagai pelan tindakan terperinci untuk mencapai sesuatu objektif. Di dalam aspek pengurusan tenaga pekerja ,ia mengandungi pelan tindakan di mana setiap aktiviti pengurusan pekerja disalurkan untuk membantu mencapai objektif-objekif tenaga pekerja dan seterusnya menjayakan setiap aktiviti organisasi.

.

   Badan-badan sukarela atau organisasi bukan kerajaan perlu mencapai matlamat mereka dengan menggunakan cara yang "cost-effective". Strategi perlu digunakan agar dapat memberi perkhidmatan yang lebih berkesan kepada pengguna atau masyarakat.

Inilah sebab ia dipanggil "Pengurusan Sumber Manusia Strategik."

Cara terkini dan cabaran dalam pengurusan organisasi

Cara Terkini Dalam Pengurusan Tenaga Pekerja

      Cara pengurusan tenaga pekerja mengikut cara lama iaitu pengurusan personel, sebenarnya telah berlalu. Tetapi banyak lagi bilangan organisasi yang menggunakan cara lama ini.

Cara ini adalah seperti "memadam api" di mana tindakan akan diambil apabila masalah timbul atau sesuatu perkara telahpun berlaku.Cara baru memerlukan penggunaan strategi dalam pengurusan sumber manusia.Di bawah ini,tindakan atau keputusan diambil secara proaktif iaitu langkah -langkah diambil sebelum sesuatu perkara atau masalah berlaku.



       Setiap aktiviti pengurusan tenaga pekerja dikaitkan dengan pencapaian matlamat organisasi.

Tenaga manusia telahpun diterima sebagai "partner" dalam menjalankan aktiviti-aktiviti organisasi.

Ulrich menyatakan bahawa semua pakar sumber manusia memainkan peranan rakan strategik apabila mereka mempunyai kebolehan mewujudkan strategi perniagaan komersial.


     Organisasi  perlu peka ke atas keperluan setiap pekerja di jabatan sumber manusia. Mereka harus memajukan kebolehan atau pengetahuan di dalam perniagaan, berorientasi kepada pelanggan dan dapat mengaitkan strategi perniagaan dengan dasar dan amalan pengurusan sumber manusia.

Cabaran kepada Pengurusan Organisasi


   Jika anda berkedudukan yang sama, pengetahuan tentang implikasi isu-isu tenaga pekerja harus diperolehi.

Peningkatan keuntungan perlu dicapai melalui peningkatan produktiviti pekerja. Tugas-tugas pekerja perlu diurus secara strategik agar ia dapat menyumbangkan kepada kejayaan organisasi.

Tenaga pekerja dapat meningkatkan daya saing organisasi anda jika pengurusan strategik digunakan.

Penyumbangan anda kepada kejayaan organisasi disekat sekiranya pengurusan kanan tidak bersedia untuk menerima pengurusan sumber manusia sebagai salah satu penyumbang utama kepada sukses dan keuntungan organisasi.

Perancangan strategik dalam pengurusan sumber manusia

Perancangan strategik perlu digunakan dalam pengurusan perkara-perkara seperti berikut:
  1. Pengambilan pekerja hendaklah mengikut keperluan semasa oleh organisasi atau dalam jangka pendek atau jangka panjang.
    • Ia juga berasaskan kepada kemajuan teknologi dan saingan daripada organisasi-organisasi lain. Globalisasi dan kebolehan sumber tenaga pekerja yang berasal dari negara-negara lain perlu diambilkira.
    • Anda perlu menentukan bilangan dan kualiti, kepakaran, kebolehan dan pengetahuan pekerja yang diperlukan.
  2. Kenaikan pangkat hendaklah diuruskan dengan mengesan pekerja atau eksekutif yang sangat sesuai dengan mengambilkira kemahiran, pengetahuan, keupayaan dan tingkahlakunya. Bagi jawatan eksekutif, kualiti lain seperti kepimpinan adalah berkaitan.
  3. Gaji dan kemudahan-kemudahan adalah diurus untuk menarik bakal pekerja yang berkebolehan, mengekalkan atau meningkatkan motivasi pekerja, dan mempengaruhi mereka untuk kekal dalam perkhidmatan.
    • Setiap kali ada di antara pekerja anda yang meletakkan jawatan, organisasi anda akan kehilangan kepakaran serta pengetahuan.
    • Juga tidak ada jaminan bahawa anda akan dapat cari pengganti yang berkebolehan. Aktiviti pengambilan pekerja memakan masa dan melibatkan kos.
  4. Latihan dan pembangunan perlu diurus berasaskan kepada keperluan pekerja dan organisasi.
    • Ia bertujuan untuk memberi kemahiran kepada pekerja baru agar mereka dapat menjalankan tugas jawatan yang di sandang.
    • Ia juga bertujuan memberi pengetahuan yang lebih mendalam, atau meningkatakan kompentensi pekerja dalam pelaksanaan tugas dan tanggungjawab mereka.
    • Latihan juga menyediakan pekerja untuk menjalankan tugas yang lebih bertanggungjawab. Ia dapat memajukan kerjaya pekerja selain daripada memberi motivasi kepada mereka.
  5. Pengurusan prestasi pekerja dihubungkaitkan dengan produktiviti pekerja dan juga produktiviti organisasi. Proses pengurusan prestasi perlu disediakan dengan teratur dan dilaksanakan secara sistematik.
    • Penilaian prestasi adalah salah satu daripada langkah-langkah dalam proses pengurusan prestasi. Ia adalah salah satu daripada perkara-perkara yang terpenting.
  6. Perhubungan di antara majikan dan pekerja adalah bertujuan mewujudkan suasana harmoni dalam pekerjaan. Kewujudan suasana demikian memberi keselesaan pekerja untuk melakukan tugas dan tanggungjawab mereka.
    • Perhubungan pekerja juga dipanggil sebagai 'perhubungan perindustrian' yang menunjukkan peranan kesatuan pekerja dalam hubungan di antara pekerja dan majikan.
    • Majikan dan pihak kesatuan pekerja, jika ada, mempunyai tujuan yang sama, iaitu, kejayaan dan keuntungan organisasi. Jika organisasi menjadi muflis atau mengalami kerugian, kedua-dua pihak, pekerja dan majikan, akan rugi.
    • Perkara yang serius seperti disiplin pekerja adalah ditangani dengan tujuan mengekalkan nama baik organisasi sebagai "Employer of Choice." Gunakan cara mengikut proses dan prosidur tertentu dalam penyelesaian isu-isu disiplin.
    • Semua urusan disiplin perlu dikendalikan mengikut prinsip 'Law of Natural Justice' yang boleh difahamkan sebagai prinsip keadilan semulajadi.
  7. Saluran komunikasi yang efektif adalah dilaksanakan secara menyeluruh. Ini dapat membantu dalam pemberian penerangan lebih mendalam mengenai perkara-perkara berkaitan dengan dasar organisasi, hal ehwal pekerja dan segala perancangan organisasi.
    • Salah satu daripada saluran komunikasi adalah Buku Panduan Pekerja. Panduan tersebut akan menerangkan segala dasar organisasi. Ia juga membantu pengurus-pengurus termaksuk Pengurus Sumber Manusia mempertahankan keputusan mereka.
  8. Kemudahan dan keistimewaan lain adalah diberikan dengan tujuan memperkukuhkan nama organisasi sebagai "Employer of Choice".

       Semua perkara ini adalah terkandung dalam fungsi-fungsi Jabatan Sumber Manusia.

Walau bagaimanapun, semua pengurus dan penyelia barisan hadapan juga mempunyai tugas-tugas berbentuk pengurusan sumber manusia.

Mereka mempunyai pekerja bawahan masing-masing yang harus dijaga dan diurus dengan berkesan.

Cara-cara untuk menguruskan manusia.

   Bidang yang terlibat dalam cara untuk menguruskan manusia ialah motivasi,pengaruh dan kuasa serta keberkesanan.Menurut Abraham Maslow motivasi ialah bangunkan hiraki keperluan untuk membuktikan teori bahawa perangai manusia dipandu oleh keperluan tertentu.Maslow menyatakan bahawa manusia mempunyai kualiti unik yang membolehkan mereka membuat pilihan dan mengawal kehidupan. Frederick Herzberg banyak menulis tentang faktor motivasi pekerja.Antaranya ialah faktor motivational iaitu pencapaian,pengecaman,kerja,tanggungjawab,peningkatan,dan pertumbuhan,menghasilkan kepuasan kerja.

      Kedua faktor kebersihan iaitu sekiranya tiada akan menghasilkan ketidakpuasan,tetapi tidak memotivasi pekerja.Contoh gaji yang lebih besar,lebih penyeliaan dan persekitaran kerja yang lebih menarik.Douglas McGregor mempelapori pendekatan manusia terhadap pengurusan pada 1960-an.Teori X memperkatakan bahawa pekerja tidak suka dan mengelakkan kerja,oleh iu pengurus mesti  memaksa atau mengugut agar pekerja melakukan tugas.Teori Y mengatakan bahawa individu menganggap bahawa kerja adalah sesuatu yang alami seperti bermain atau berehat dan sukakan kepuasan harga diri.Teori Z ialah diperkenalkan oleh William Ouchi dan berasaskan pendekatan Jepun untuk memotivasi pekerja,menekankan kepercayaan, kualiti pembuatan keputusan secara muafakat dan nilai adat.Sesuatu kerja akan menjadi lebih mudah untuk berjaya apabila pengurus mempengaruhi pekerja dengan kepakaran dan cabaran kerja.Kuasa adalah kebolehan untuk mempengaruhi sikap pekerja agar berbuat sesuatu seperti paksaan,sah,pakar hadiah dan pemujuk.

               Terdapat 7 keberkesanan yang dipanggil Covey's 7 habits iaitu pengurus boleh menggunakan covey'habits untuk meningkatkan keberkesanan dalam organisasi dengan pekerja iaitu mestilah proaktif,bermula dengan apa yang difikirkan kemudian,letakkan keutamaan pada haknya,fikirkan win-win,car dulu untuk faham dan kemudian fahamkan,bertenaga,dan asahkan kebolehan.
 
 

Apa itu pengurusan sumber manusia?

Pengurusan sumber manusia ialah melibatkan proses melibatkan tenaga manusia secara sebaik-baiknya dan melibatkan proses seperti perancangan organisasi,mendapatkan pekerja dan membangunkan kumpulan.Perancangan organisasi ialah mengenalpasti,mendokumenkan dan membahagikan peranan projek dan melapor hubungan.Output dan proses termasuk carta organisasi projek,definisi kerja dan proses pembahagian,matriks pembahagian tanggungjawab dan histgram sumber.Perancangan pengambilan kakitangan atau pekerja ialah pengambilan kakitangan dan prosedur mengupah yang baik penting dalam mendapatkan staf,sama seperti intensif untuk pengambilan dan pemantapan pekerja.Pembangunan kumpulan ialah  kerja kumpulan yang dilakukan secara bersama  dan latihan dalam kerja berkumpulan ialah mampu membantu pekerja memahami diri sendiri dan melihat bagaimana kerja dalam kumpulan.Melalui kerja kumpulan pekerja dapat bekerjasama dan saling bantu-membantu antara satu sama yang lain.